出勤時、職員証をタブレットにかざす登別市職員

労務や文書管理

　登別市は１０月から、職員の業務効率化に向け、内部事務のデジタル化を本格化させる。一部導入していた電子決裁を全事務に拡大。労務や文書管理もシステム化する。コロナ禍のリスク分散や働き方改革が注目される中、テレワーク環境の強化も狙いとしている。

　これまで職員が作成する書類などは、紙で管理職に提出し、判断を仰いできた。決裁後の書類は、各部署の執務室に決められた期間、保管されていた。

　今後は全事務に電子決済を導入する。職員の作成した電子文書は、管理職がパソコン上で判断。決裁後は市のサーバーで保管する。押印廃止により意思決定の迅速化、ペーパーレス化を図る。

　労務管理も電子化する。出退勤管理システムを９月に試験導入し、現在は課題洗い出しの最中。出退勤は庁舎入り口のタブレットに職員証をかざすことで管理。各種休暇取得はパソコンを使い届け出る。

　市は今春から、テレワーク環境の整備に着手。地方公共団体情報システム機構の実証事業を使い、自宅勤務時の情報の取り扱いなど課題をクリア。固定電話の半数以上を廃止し、スマートフォンを導入するなど、着々と環境を構築している。

　実際、緊急事態宣言により「自宅で勤務する職員が増えて」（市）おり、８月２７日～９月３０日では延べ約２００人になる見通しという。

　総務グループの篠原知紀総括主幹は「働き方を見直すチャンスとしたい。ペーパーレス化やテレワークの促進は、書庫や執務場所の減少にもつながるなど、新本庁舎の設計にも影響するでしょう」と話している。